عنوان : تهیه بخشنامه های مالی و اداری نام رشته : حسابداری دولتی
عنوان درس : مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی نام مرکز : علمی کاربردی ماشین سازی
نام کنفرانس دهنده : سعید ضیغمی


کلید واژه ها:

بخشنامه - تدوین بخشنامه - انواع بخشنامه


بخشنامه:

بخشنامه یکی از انواع نامه های اداری است که معمولا بیش از یک نفر مخاطب دارد. لذا دارای کاربردی متفاوت از یک نامه اداری است. برای ایجاد هماهنگی و آموزش رویه ای یکنواخت در انجام امور و همچنین ابلاغ دستورات و مقررات و ضوابط، به صدور بخشنامه اقدام می شود.


هدف از صدور بخشنامه:

برای بخشنامه شش هدف زیر بیان شده است: ابلاغ قوانین و مقررات ، ارائه اطلاعات (انتصاب - تغییر رویه و ...)، ابلاغ دستورالعمل، درخواست گزارش، ابلاغ رویه های کاری به منظور انجام هماهنگی و ارائه آموزشهای لازم به منظور اجرای یکنواخت امور.


تدوین بخشنامه:

بر خلاف نامه اداری در بخشنامه از عناوین به، از و موضوع استفاده نمی شود ، بلکه در وسط سطر در بالای بخشنامه کلمه «بخشنامه» درج می شود و در سطر بعدی عناوین گیرنده بخشنامه درج می شود و در ادامه متن بخشنامه آورده می شود. در درج عناوین گیرندگان از رده های سازمانی بالاتر به رده های پایین تر قید می شود. پس از آماده شدن بخشنامه و تایپ آن توسط مقام مسئول امضا شده و به تعداد لازم تکثیر می شود و سپس در نسخه هر واحد گیرنده نام آن در جای خاص نوشته می شود و یا در فهرست گیرندگان مشخص می شود.

متن بخشنامه نیز همانند نامه اداری سه قسمت مقدمه ، اصل پیام و اختتامیه تشکیل می شود. با این تفاوت که در بخشنامه هر بخش به طور مستقیم و مجزا عمل می کنند: هر بخش رسالتی خاص دارد و آغاز و پایان خاص برای آن جز ایجاب می نمایند. بخش مقدمه بیان شرایط ایجابی لزوم صدور بخشنامه است و با جملات توضیحی آغاز می شود. بعد از مقدمه و در یک پارگراف جداگانه به تشریح پیام اصلی بخشنامه پرداخت می شود. که با توجه به کثرت افراد نیز ، ضمن رعایت روال کلی بخشنامه ، از چند جمله به عنوان بیانیه پایانی استفاده می شود که می تواند تاکیدی بر اجرای دستورات ، نحوه عمل ، تشویق در انجام کار مشخص کننده وظیفه و مسولیت مجریان ، کنترل سطوح دیگر و بالاخره بیان موارد قانونی در برخورد با پیام بخشنامه باشد.


انواع بخشنامه: 1- از دیدگاه محتوای مطالب : از دیدگاه محتوا و هدف بخشنامه ها به 5 دسته بخشنامه های : درخواستی ، دستوری ، هماهنگی ، ابلاغ قوانین و ابلاغ مصوبات داخلی سازمان تقسیم می شود.


2- از دیدگاه سطوح سازمانی : از دیدگاه سطح سازمانی بخشنامه ها به 2 سطح خارجی (بخشنامه های وزارتخانه خاص به سایر وزارتخانه ها، شرکت ها و موسسات) و داخلی (بخشنامه هی داخل وزارتخانه ها و سازمان که یا با امضای وزیر ابلاغ می شود و یا توسط واحد های داخلی و به عنوان شیوه نامه اداری منتظر می شود.




سوالات:

1- بخشنامه ها را توضیح دهید.

2- هدف های صدور بخشنامه.

3- تدوین بخشنامه را توضیح دهید.

4- بخشنامه از دیدگاه محتوای مطالب را شرح دهید.

5- بخشنامه از دیدگاه سطوح سازمانی را توضیح دهید.

6- دستور العمل را توضیح دهید.

7- انواع دستور العمل را بنویسید.